Rechnung schreiben als Unternehmen – so geht`s richtig!

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Die richtige Rechnungsstellung an den Kunden ist die Grundader, durch die jedem Unternehmer die notwendige Liquidität zufließt. Vom Kleinunternehmer bis zum Konzern taucht daher immer wieder die Frage auf, wie man Rechnungen entsprechend korrekt erstellen und versenden sollte. Schließlich ist eine korrekte Rechnungsstellung auch die Voraussetzung, um die Umsatzsteuer nach dem UStG richtig abrechnen zu können. Hier also ein kleiner Unternehmer-Guide für das Erstellen der richtigen Rechnung, um Rechtssicherheit in die eigene Buchhaltung zu bringen.

Wann müssen Unternehmen eine Rechnung schreiben?

Prinzipiell gilt: Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist ein Unternehmen verpflichtet, für eine Leistung an ein anderes Unternehmen - also einen Kunden oder Lieferanten - innerhalb von sechs Wochen eine Rechnung auszustellen. Dieser Zeitraum für die Rechnungsstellung ist schon deshalb wichtig, da er zusammen mit den notwendigen Pflichtangaben für Rechnungsempfänger und Rechnungssteller die korrekte Umsatzsteuer-Voranmeldung UStG ermöglicht.

Die Rechnung im digitalen Zeitalter

Auch im Bereich der Buchhaltung hat die Digitalisierung Einzug gehalten, sodass neben der Rechnung in Papierform mittlerweile auch die digitale Übersendung von elektronischen Rechnungen als sogenannte E-Rechnung per PDF an den Leistungsempfänger entsprechend möglich und üblich ist. Übrigens: Bereits 2012 hat das Finanzministerium hierzu klargestellt, dass die elektronische Rechnung nicht digital signiert werden muss und der vorher bestehende Zwang zur Signatur auch rückwirkend entfällt. Für die E-Rechnung gilt dabei folgendes:

Der Rechnungsempfänger muss der E-Rechnung entsprechend zustimmen
Die Rechnung muss in einem elektronischen Format (z. B. .pdf) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
Menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein
Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein
Die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein
Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug nach UStG müssen vorhanden sein

Was gehört alles in eine Rechnung?

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (nach UStG)
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff "Gutschrift"
Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Fristen für die Aufbewahrung

Unternehmer, Selbständige und Kleinunternehmer müssen die von ihnen ausgestellten Rechnungen für den Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wichtiger Hinweis hierzu: Sollten Sie Rechnungen auf Thermopapier erhalten haben, müssen diese rechtzeitig kopiert beziehungsweise als digitales Dokument erstellt werden, um die Voraussetzung der Lesbarkeit innerhalb der 10-Jahresfrist zu erfüllen. Denn: Was nicht lesbar ist, kann auch nicht geprüft werden.

Modernes Forderungsmanagement für jede Anforderung

Gerade in den vergangenen Jahren hat sich Factoring als modernes und effektives Finanzierungswerkzeug in vielen Branchen und für jede Unternehmensgröße - vom Selbständigen über den Kleinunternehmer bis zum Konzern - durchgesetzt. Dementsprechend gibt es auch für jede offene Rechnung das richtige Factoring-Produkt, bis hin zum ausgewachsenen Full-Service-Factoring mit allen Vorteilen dieser Finanzdienstleistung. Ein ausgelagertes Forderungsmanagement ist dabei nur ein Service, den Sie mit Factoring erhalten. Die Sicherheit von verlässlich eingehender Zahlung ist dabei sicherlich der wertvollste Benefit. Auch für Sie?