Säumige Kunden richtig mahnen: So funktioniert's

• Liquidität ist entscheidend für jedes Unternehmen, und verspätete Zahlungen von Kunden können zu ernsthaften finanziellen Problemen führen.
• Eine effektive Mahnung kann Zeit und Geld sparen, besonders wenn es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt.
• Bevor man eine Mahnung aussendet, sollte man überprüfen, ob die Rechnung tatsächlich versandt wurde, fällig ist und juristisch überprüfbar ist.
• Normalerweise ist eine Mahnung nur erforderlich, um einen gerichtlichen Mahnbescheid zu erwirken. Im Geschäftsalltag wird aber oft ein dreistufiges Mahnverfahren angewendet, um die Kundenbeziehung nicht zu überlasten.
• Die erste Mahnung sollte freundlich sein und eine Zahlungserinnerung enthalten.
• Die zweite Mahnung sollte nachdrücklicher sein und ein neues Zahlungsziel  setzen. Sie kann auch bereits rechtliche Schritte ankündigen.
• Wenn auch die zweite Mahnung unbeantwortet bleibt, sollte die dritte Mahnung eine letzte Frist setzen und das gerichtliche Mahnverfahren und möglicherweise den Gang zu einem Inkasso-Unternehmen ankündigen.
• Um den Aufwand von Mahnungen und gerichtlichen Mahnverfahren zu vermeiden, ist die Zusammenarbeit mit einem Factoring-Anbieter  empfehlenswert. Hierbei werden offene Forderungen vor ihrer Fälligkeit an einen Dienstleister übertragen, der für das Einholen der Forderung verantwortlich ist. Dies führt zu sofortiger Liquidität, und der Factoring-Kunde hat einen Forderungs-Ausfallschutz .
• Factoring ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, statt Zeit und Ressourcen in das Nachverfolgen von Zahlungen zu investieren.

Wenn eine Forderung Ihre Fälligkeit überschritten hat und der Kunde in Verzug gerät, kommt es im Geschäftsalltag zur ersten Mahnung. Gerade in angespannten wirtschaftlichen Situationen oder Geschäftsbeziehungen taucht dann gerne die Frage auf, was eine Mahnung enthalten muss, damit sie rechtssicher ist. Die Antwort ist recht einfach: Die Mahnung ist an keine Form gebunden - sie kann schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Übrigens: Vor der ersten Mahnung steht auch die Prüfung der eigenen Rechnung an. Sie sollten  sicherstellen, ob diese wirklich versandt wurde, tatsächlich fällig und zudem juristisch prüffähig ist. Für Letzteres fordert das BGB, dass die Rechnung eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Natürlich sollte dies allerdings in einem seriösen Unternehmen obligatorisch sein. Kurzum: Ist dies alles der Fall, können Sie mahnen und weitere Schritte in Betracht ziehen, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen und an Ihr Geld zu kommen.

Der Verzug einer offenen Forderung tritt ein, wenn deren Fälligkeit überschritten ist. Die Fälligkeit hingegen ergibt sich aus den vertraglichen Vereinbarungen oder den vom Schuldner akzeptierten allgemeinen Geschäftsbedingungen. Grundsätzlich gilt überdies, dass nur eine Mahnung ausreicht, um einen gerichtlichen Mahnbescheid für eine fällige Forderung zu erwirken. Allerdings hat sich im Geschäftsalltag ein dreistufiges Mahnverfahren eingebürgert, das die Beziehung zum Kunden nicht über Gebühr belastet. Tipp: Vorlagen und weitere Infos gibt es hier. Zu Ihrem Schriftverkehr bieten sich dann folgende Schritte an:

Zu Beginn eines außergerichtlichen Mahnverfahrens hat sich eine freundliche Zahlungserinnerung als erste Mahnung an den säumigen Schuldner bewährt. Ob Sie hier bereits Verzugszinsen ansetzen, ist vom individuellen Fall abhängig. Die Verzugszinsen sind dabei der sogenannte Mindestschaden, der geltend gemacht werden kann. Folgende Bestandteile sind dabei wichtige Bestandteile Ihres Schreibens an den Schuldner:

• Name & Anschrift von Gläubiger & Schuldner
• Aktuelles Datum zum Zeitpunkt der Mahnung
• Rechnungs- und Lieferscheinnummer
• Höhe der ausstehenden Zahlung
• Konkretes Datum der Fälligkeit der ursprünglichen Forderung 
• Gegebenenfalls die Höhe der Verzugszinsen

Als Folgeschreiben der ersten Zahlungserinnerung ist die zweite Mahnung bereits etwas deutlicher im Ton. Inhalt: Setzen Sie eine neue Zahlungsziel - üblich sind hier 10 Tage - und kündigen Sie gegebenenfalls bereits rechtliche Schritte an.

Sollte sowohl die Frist der freundlichen Zahlungsaufforderung als auch der zweiten Mahnung ohne Zahlungseingang verstreichen, steht dem Kunden mit der letzten Mahnung auch eine letzte Frist ins Haus. Danach ist das gerichtliche Mahnverfahren und vielleicht der Gang zu einem Inkasso-Unternehmen notwendig. Und genau dies sollte man dann auch zum Ausdruck bringen, um Missverständnisse auszuschließen. Denn: Wenn die ersten beiden Schreiben ohne Reaktion blieben, dürfen Sie davon ausgehen, dass hier in aller Regel Absicht vorliegt. Dementsprechend darf die letzte Mahnung auch den Hinweis enthalten, dass weitere Kosten zulasten des Kunden gehen. 

Wenn Sie sich den Aufwand von Mahnungen und gerichtlichen Mahnverfahren sparen möchten, bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Factoring-Dienstleister an. Dabei übertragen Sie Ihre offenen Forderungen schon vor deren Fälligkeit an einen Dienstleister wie abcfinance und profitieren von sofortiger Liquidität und Ausfallschutz. Die Einholung der Forderung bei dem Schuldner ist damit nicht mehr auf Ihrer Aufgabenliste und Sie erhalten neue Ressourcen für Ihr Kerngeschäft. Also nie mehr mahnen! Nie mehr hinterhertelefonieren! Kein ewiges Warten und nachhalten des Zahlungseingangs! Das Beste: Mit abcfinance profitieren Sie von der gesamten Bandbreite der Factoring-Möglichkeiten und über 45 Jahren Erfahrung. Vom individuellen Factoring für mittelständische Unternehmen bis zum Freelancer sind hier alle Unternehmer bestens aufgehoben. Tipp: Noch heute anfragen - es lohnt sich.