Mit dieser Versicherung sind Sie auf der sicheren Seite, um sich vor vollständigen Forderungsausfällen z. B. im Falle einer Insolvenz des Schuldners zu schützen, denn damit erhalten Sie Ersatzzahlungen. Die Forderungsausfallversicherung kann auch mit Bonitätsprüfungen und Inkasso kombiniert werden.
Definition: Was ist Forderungsmanagement?
Forderungsmanagement (auch oft Kreditmanagement genannt) bezeichnet das organisierte Mahnwesen zur Absicherung gegen Zahlungsausfälle. Es zählt zum innerbetrieblichen Rechnungswesen, kann aber auch ausgelagert werden. Ziel ist es, die Liquidität eines Unternehmens sicherzustellen und das Eigenkapital zu erhöhen, indem Ausfälle durch offene Forderungen reduziert werden. Dazu werden verschiedene Maßnahmen getroffen, um offene Forderungen aus unbezahlten Rechnungen einzuholen.
Bestandteile und Aufgaben des Forderungsmanagements im Unternehmen
Das Forderungsmanagement kommt nicht erst ins Spiel, wenn bereits Zahlungen versäumt wurden, sondern sollte in Ihrem Unternehmen schon vorher eine wichtige Rolle spielen. Mit einer Bonitätsprüfung prüfen Sie vor großen Aufträgen die Zahlungsfähigkeit Ihrer Geschäftspartner. Weitere Bestandteile sind das Ordnen, Registrieren und Organisieren von offenen Beträgen. So behalten Sie den Überblick. Ihre Buchhaltung kann bei Zahlungsverzug sofort reagieren.
Tritt dieser ein, ist es Teil des Forderungsmanagements, den Rechnungsempfänger in Form eines Mahnschreibens an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Wird es weiterhin versäumt, die Forderung zu begleichen, wird ein Mahnverfahren beim Mahngericht beantragt. Auf den gerichtlichen Mahnbescheid, bei dem die Geldforderung zunächst noch ohne Klageerhebung vollstreckt wird, folgt anschließend der gerichtliche Vollstreckungsbescheid, sollten die offenen Beträge immer noch nicht beglichen worden sein.
Folgende Punkte sind ebenfalls wichtige Instrumente in diesem Bereich:
Forderungsausfallversicherung
Factoring
Wenn Sie nicht warten wollen, bis Forderungen gegenüber Ihren Kunden überfällig werden, können Sie auch Ihre Forderung direkt nach der Rechnungsstellung an eine Factoringgesellschaft verkaufen. Diese übernimmt für Sie die Prozesse wie Rechnungsstellung und Mahnwesen. Darüber hinaus sind Forderungsausfälle bereits mit abgesichert, sodass eine Ausfallversicherung nicht abgeschlossen werden muss.
Inkasso
Dieses Instrument greift erst dann, wenn das Mahnwesen keinen Erfolg bringt, d.h. sämtliche Fristen verstrichen sind. Dazu können auch externe Inkassounternehmen beauftragt werden, die die Schulden eintreiben. Dabei werden die Forderungen vom Inkassounternehmen treuhänderisch verwaltet. Häufig wird dieses Verfahren dem gerichtlichen Mahnverfahren vorgezogen.
Welche Vorteile bietet ein effizientes Forderungsmanagement?
Für Ihr Unternehmen entstehen durch offene Rechnungen Risiken, denn bis diese vom jeweiligen Debitor beglichen werden, müssen Sie die Forderungen selbst zwischenfinanzieren. Um die Ausfallquoten und die Gefahr einer zwischenzeitlichen Insolvenz des Schuldners zu verringern, sollten Sie unbedingt und vorausschauend auf ein effizientes Forderungsmanagement setzen.
Geringere Zinsen
Umfassender Überblick
Steigerung des Jahresgewinns
Schnellere Rückzahlungen
Störungsfreie Betriebsabläufe
Stärkung der Bonität
Checkliste: 10 Tipps für ein erfolgreiches Forderungsmanagement
01
Rechnungswesen digitalisieren
Sparen Sie Zeit, indem Sie digitale Prozesse in Ihrem Rechnungswesen nutzen. Neben der Zeitersparnis sorgen die Automatisierungsmöglichkeiten für eine effizientere Organisation Ihrer Geschäftsprozesse.
02
Mit Bonitätsprüfung vorbeugen
Führen Sie schon vor Geschäftsabschluss eine Bonitätsprüfung Ihres potenziellen Geschäftspartners durch. Sehen Sie dafür Schuldner- und Handelsregister sowie Jahresabschlüsse ein. Entscheiden Sie sich für Factoring, übernimmt das der Factoring-Anbieter für Sie automatisch.
03
Abschlagszahlungen verringern das Risiko
Einigen Sie sich auf Abschlagszahlungen, wenn beispielsweise Ihre Ware nach und nach geliefert wird oder eine Dienstleistung über mehrere Monate ausgeführt wird. Mithilfe dieser Anzahlungen können Sie gewisse Kosten bereits abdecken, sodass ein potenzieller Ausfall oder Fristüberschreitungen weniger Auswirkungen auf Ihren Betrieb haben.
04
Factoring für mehr Liquidität und Entlastung
Nutzen Sie Factoring als Form der Finanzierung, um Ihre Liquidität zu steigern. Durch den Verkauf von offenen Forderungen an eine Factoringgesellschaft, die sich in der Regel bestens in Ihrer Branche auskennt, erhalten Sie fällige Beiträge innerhalb kurzer Zeit vom Factor ausgezahlt. Die Factoringgesellschaft übernimmt für Sie die Bonitätsprüfung und das Debitorenmanagement bzw. das professionelle Mahnwesen.
05
Klare Zahlungsziele festlegen
Legen Sie in den Verträgen mit Ihren Kunden Fälligkeitsklauseln fest, die das Zahlungsziel bzw. den Zahlungstermin beinhalten. Auch Mahn- oder Inkassokosten können Sie dort bereits ankündigen. Für noch schnellere Zahlungseingänge werben Sie beispielsweise auch mit Skonto.
06
Rechnungen korrekt und zeitnah ausstellen
Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen prüffähig sind und die Fälligkeit, den Umfang und die Art der Leistung sowie vereinbarte Zahlungsmodalitäten enthalten. Erstellen Sie Ihre Rechnungen immer zeitnah, damit diese umgehend bezahlt werden können.
07
Zahlungsmodalität vorab klären
Legen Sie von vornherein fest, welche Zahlungsmodalitäten Ihre Kunden nutzen können, damit die Zahlungsbedingungen transparent sind und keinesfalls zu nicht gezahlten Rechnungen führen.
08
Zahlungseingänge überwachen
Kontrollieren Sie stets die Zahlungseingänge und mahnen Sie Ihre Kunden umgehend und auf die richtige Weise an, wenn auffällt, dass Sie Beträge nicht erhalten haben. Mit dem richtigen Überblick können Sie noch schneller auf ausbleibende Zahlungen reagieren und das Ausfallrisiko senken.
09
Richtig mahnen
Führen Sie auf Ihren Mahnschreiben immer das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum, die Höhe der noch nicht beglichenen Forderungen sowie die neue Zahlungsfrist an.
10
Forderungen absichern
Wenn es trotz Bonitätsprüfung zu Ausfällen kommt, schützt Sie eine Kreditversicherung bzw. Forderungsausfallversicherung oder das Factoringverfahren über einen seriösen Anbieter.
Fazit: Effektives Forderungsmanagement als Schlüssel zu mehr Liquidität
Ein effektives Forderungsmanagement ist essentiell für die Liquidität und Stabilität eines Unternehmens. Durch Maßnahmen wie Bonitätsprüfungen, klare Zahlungskonditionen und ein strukturiertes Mahnverfahren können Zahlungsausfälle minimiert werden. Der Einsatz von Factoring verbessert zusätzlich den Cashflow, indem Forderungen sofort in Liquidität umgewandelt werden. Unternehmen sollten ihre Forderungsprozesse kontinuierlich optimieren, um finanzielle Risiken zu reduzieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Häufige Fragen zum Forderungsmanagement
Ab wann tritt Zahlungsverzug ein?
Begleicht ein Kunde seine Rechnung nicht innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels, spricht man von Zahlungsverzug. Die Frist kann dabei variieren. Sie umfasst, wenn sie nicht anders festgelegt wurde, 30 Tage nach Zugang der Rechnung. Verbraucher müssen Sie in Ihrer Rechnung darauf und auf die Folge des drohenden Verzugs besonders hinweisen, Geschäftskunden benötigen einen Hinweis auf das Zahlungsziel von 30 Tagen nicht zwingend.
Forderungsmanagement vs. Inkasso: Wo liegen die Unterschiede?
Inkasso tritt dann ein, wenn bereits Forderungen einzutreiben sind und Mahnungen nicht fruchten. Dabei unterstützen oft Inkassounternehmen, die Zahlungen einfordern, an die bereits mehrfach erinnert wurde. So werden Zahlungsausfälle verhindert, indem vorgerichtliche und gerichtliche Maßnahmen eingeleitet werden.
Forderungsmanagement dagegen umfasst das gesamte Mahnwesen, wovon Inkasso ein mögliches Instrument ist. Dazu gehören aber bereits Maßnahmen wie die Bonitätsprüfung und das Organisieren sowie Kontrollieren offener Zahlungen, die schon im Vorfeld Zahlungsverzüge verhindern sollen.
Wie unterscheiden sich Forderungsmanagement und Debitorenmanagement?
Kurz zusammengefasst konzentriert sich das Debitorenmanagement auf die Verwaltung von Kundenkonten und Zahlungen, wohingegen das Forderungsmanagement den gesamten Forderungskreislauf eines Unternehmens im Blick hat.
In der Praxis überschneiden sich die beiden Bereiche oft, da sie beide das Ziel haben, die Liquidität des Unternehmens zu sichern und Zahlungsausfälle zu minimieren. Jedoch legt das Forderungsmanagement mehr Gewicht auf die strategische Ebene und präventive Maßnahmen, während das Debitorenmanagement stärker auf die operative Umsetzung und Verwaltung der Kundenforderungen fokussiert ist.
Für welche Unternehmen eignet sich ein professionelles Forderungsmanagement?
Egal wie groß ein Unternehmen ist, ausstehende Forderungen wirken sich immer negativ auf seine Liquidität aus. Sobald Sie also viele Kunden haben und große Summen in Ihren Geschäftsprozessen zum Tragen kommen, sollten Sie sich um eine ausreichende Sicherung kümmern, um nicht auf offenen Rechnungen sitzen zu bleiben. Aber auch für kleinere Unternehmen eignet sich der Einsatz, da die Abhängigkeit von einzelnen Kunden größer ist und ein Ausfall eines oder weniger Kunden daher schnell existenzbedrohend werden kann. Ein Forderungsmanagement eignet sich deshalb für jede Unternehmensgröße, egal ob B2C oder B2B, Mittelstand, großer Konzern oder Einzelunternehmer. Auch Factoring als ein Baustein des Forderungsmanagements lohnt sich für viele Unternehmen. Prüfen Sie mit unserem kostenlosen Online-Check, ob Ihr Unternehmen hierfür in Frage kommt!
Outsourcing von Forderungsmanagement: Warum es sich lohnt
Die Vorteile einer Professionalisierung im Forderungsmanagement lassen sich deutlich einfacher realisieren, wenn die Aufgaben nach dem Outsourcing von Experten übernommen werden.
So kann sich das Unternehmen weiterhin auf das Kerngeschäft konzentrieren, während die Forderungen effizient verwaltet werden. Spezialisierte Dienstleister wie abcfinance übernehmen dann umfassende Bonitätsprüfungen, ein strukturiertes Mahnverfahren und beschleunigen den Zahlungseingang mit Factoring.
Welche Rolle spielt das Forderungsmanagement bei der Bilanzierung?
Ein effizientes Forderungsmanagement ist essentiell für eine realistische und transparente Bilanzierung. Kennzahlen wie die Forderungslaufzeit (engl. Days Sales Outstanding) oder Abschreibungen aus uneinbringlichen Forderungen sind wichtige Anhaltspunkte, um die Liquidität und den Geldumschlag (engl. Cash Conversion Cycle) zu bewerten.
