Inkasso – Definition, Ablauf und Bedeutung für Unternehmen

Der Begriff Inkasso stammt aus dem Lateinischen „incassare“ und bedeutet „einziehen“ oder „in die Kasse bringen“. In der Praxis versteht man darunter den Einzug von fälligen Forderungen durch spezialisierte Unternehmen, die sogenannten Inkasso-Unternehmen. Diese werden dann aktiv, wenn Rechnungen trotz mehrfacher Mahnungen unbezahlt bleiben. 

Inkasso spielt eine wichtige Rolle im Forderungsmanagement von Unternehmen, insbesondere im B2B-Bereich, da es hilft, Außenstände effizient zu reduzieren und die Zahlungsmoral von Kunden aufrechtzuerhalten. 

Sonderform Inkassozession 

Bei der sogenannten Zession handelt es sich um eine Forderungsabtretung, bei der das Recht, eine Forderung einzutreiben, von einem Gläubiger auf einen Dritten übertragen wird. Im Gegensatz zum Factoring wird bei der Zession ausschließlich das Forderungsrecht abgetreten, ohne dass zusätzliche Finanzierungsdienstleistungen erbracht werden. Ein Zessionskredit entspricht dabei einem Darlehen, das durch eine Abtretungserklärung gesichert ist. 

Eine Inkassozession stellt eine spezielle Form der Abtretung dar, bei der das Inkasso-Unternehmen als rechtlicher Eigentümer der Forderung auftritt. Das bedeutet, dass es die Forderung treuhänderisch verwaltet und im Außenverhältnis mit allen Rechten und Pflichten des Gläubigers agiert. Dennoch bleibt im Innenverhältnis der ursprüngliche Gläubiger der wirtschaftliche Eigentümer. Diese Konstruktion ermöglicht es, dass das Inkassounternehmen die Forderung einzieht, während der ursprüngliche Gläubiger weiterhin von möglichen Zahlungseingängen profitiert, ohne selbst als Forderungsgläubiger aufzutreten.

Inkasso für Unternehmen wird dann relevant, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden und das Unternehmen keine eigenen Ressourcen hat, um die Forderungen weiterzuverfolgen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann ein Inkasso-Dienstleister eine wertvolle Unterstützung bieten, um den Forderungseinzug professionell und rechtlich abgesichert abzuwickeln. Darüber hinaus hilft der Einsatz von Inkasso, das eigene Kundenbeziehungsmanagement zu entlasten, da die Abwicklung durch externe Profis erfolgt.

In der Regel beauftragen Unternehmen, die auf offenen Forderungen sitzen, ein Inkasso-Unternehmen. Dies können Dienstleister, Händler oder auch Vermieter sein. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Inkassodienstleistungen nicht ohne Grund in Anspruch genommen werden sollten. Bevor ein Unternehmen ein Inkassobüro beauftragt, sollten die eigenen Mahnschritte ausgeschöpft sein. Eine offene Forderung wird normalerweise erst nach mehrmaliger Mahnung zum Inkasso übergeben.

Inkasso-Unternehmen bieten eine Vielzahl von Dienstleistungen an, um fällige Forderungen einzutreiben. Dazu gehören: 

• Überwachung offener Forderungen: Ein Inkassobüro übernimmt die Kontrolle über unbezahlte Rechnungen und sorgt dafür, dass die Schuldner an ihre Zahlungspflichten erinnert werden.
• Versand von Mahnungen: Falls nötig, werden Mahnungen an die Schuldner verschickt, um die Zahlung zu erzwingen.
• Telefonisches Inkasso: Inkassomitarbeiter nehmen direkten Kontakt mit dem Schuldner auf, um eine einvernehmliche Lösung zu finden.
• Gerichtliches Mahnverfahren: Sollte der Schuldner weiterhin nicht zahlen, wird der Fall an ein Gericht weitergeleitet, um ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
• Langzeitüberwachung: Inkasso-Unternehmen können auch langfristige Überwachung anbieten, um sicherzustellen, dass Schulden beglichen werden, sobald der Schuldner wieder zahlungsfähig ist.

Der Ablauf eines Inkassoverfahrens ist in mehrere Phasen unterteilt: 

1. Vorgerichtliches Inkasso: Das Inkasso-Unternehmen versucht, die Forderung außergerichtlich einzutreiben, z.B. durch Mahnungen und telefonischen Kontakt.
2. Gerichtliches Mahnverfahren: Wenn der Schuldner auf die Maßnahmen nicht reagiert, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Dabei wird ein Mahnbescheid erwirkt, der die Schuld offiziell bestätigt.
3. Zwangsvollstreckung: Sollte der Schuldner weiterhin nicht zahlen, kann eine Zwangsvollstreckung durchgeführt werden, um die Forderung durch Pfändung oder andere rechtliche Maßnahmen zu realisieren.

In der Praxis ist es üblich, dass ein Inkassoverfahren erst nach der Zustellung von mindestens einer Mahnung eingeleitet wird. Rechtlich gesehen kann eine Forderung zwar bereits nach dem ersten Verstreichen der Zahlungsfrist übergeben werden, dennoch ist es ratsam, dem Schuldner eine Chance zur freiwilligen Zahlung zu geben, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Die Inkasso-Kosten richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und werden in der Regel dem Schuldner in Rechnung gestellt. Diese Kosten variieren je nach Höhe der Forderung und der Komplexität des Falles. Unternehmen sollten jedoch die Gebührenstruktur des Inkasso-Dienstleisters genau prüfen, um unerwartete Kosten zu vermeiden.

Es gibt keine gesetzliche Mindestgrenze für die Übergabe von Forderungen an ein Inkasso-Unternehmen. Selbst kleine Beträge können zur Inkasso-Abwicklung übergeben werden, wenn der Gläubiger dies für notwendig hält. Ein etabliertes Vorgehen ist, kleinere Forderungen selbstständig anzumahnen und erst bei ausbleibenden Zahlungen einen Dienstleister zu beauftragen.

Ein seriöses Inkasso-Unternehmen sollte immer im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen sein und über eine transparente Gebührenstruktur verfügen. Achten Sie auf klare und verständliche Vertragsbedingungen sowie professionelle Kommunikation. Ein zuverlässiges Inkassobüro wird zudem auf eine faire Behandlung von Schuldnern achten und die Interessen des Gläubigers rechtlich einwandfrei vertreten.

Vorteile: 

• Zeit- und Kostenersparnis: Ein Inkasso-Unternehmen übernimmt den Forderungseinzug, sodass sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.
• Professionelles Vorgehen: Inkasso-Dienstleister verfügen über die notwendigen rechtlichen Kenntnisse und können effektiver agieren.
• Wahrung der Kundenbeziehung: Durch den Einsatz eines neutralen Dritten bleibt die Geschäftsbeziehung erhalten, da der Gläubiger nicht selbst den Druck ausüben muss. 

Nachteile: 

• Kosten: Es fallen Gebühren an, die das Unternehmen tragen muss, falls diese nicht vom Schuldner übernommen werden.
• Risiko der Eskalation: Aggressives Inkasso kann die Kundenbeziehung beeinträchtigen, wenn die Maßnahmen zu streng oder unflexibel sind.

Der Einsatz eines Inkasso-Unternehmens sollte immer gut überlegt sein, da er sich auf die Beziehung zum Kunden auswirken kann. Seriöse Anbieter setzen auf eine respektvolle Kommunikation und versuchen, eine einvernehmliche Lösung zu finden. Dadurch bleibt die Kundenbeziehung häufig erhalten, selbst wenn es zu Zahlungsschwierigkeiten gekommen ist.

Das Inkasso ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um offene Forderungen effizient und professionell einzutreiben. Durch die Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens können Gläubiger sicherstellen, dass Außenstände beglichen werden, ohne selbst rechtliche Schritte einleiten zu müssen. Dennoch sollte jedes Inkassoverfahren gut vorbereitet und mit einer klaren Kostenübersicht durchgeführt werden. Für Unternehmen ist es entscheidend, seriöse Inkasso-Dienstleister zu wählen, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig die Kundenbeziehung zu erhalten.