Offene-Posten-Liste

Die sogenannte Offene-Posten-Buchhaltung (OP) ist ein Teil der Finanzbuchhaltung. Sie ist auch unter dem Begriff „kostenlose Buchhaltung“ oder „kontenblattlose Buchhaltung“ bekannt.

Über die offenen Posten werden noch nicht bezahlte Debitoren- und Kreditorenrechnungen erfasst und ausgewiesen.

Die in der Buchhaltung verwendete doppelte Buchführung verlangt normalerweise immer nach Gegenbuchungen. Ein offener Posten ist demnach eine Buchung auf einem Debitoren- oder Kreditorenkonto, für welche es noch keine Ausgleichsbuchung gibt. Alle offenen Posten werden in der Buchhaltung gesammelt unter dem Begriff „OP-Saldo“ zusammengefasst.

Offene Posten können sowohl debitorischer als auch kreditorischer Natur sein, das heißt es kann sich um eine Forderung oder eine Verbindlichkeit handeln. Einerseits entsteht ein offener Posten, wenn ein Unternehmen eine Rechnung an einen Kunden schreibt und auf deren Zahlung wartet, also eine Forderung vorliegt. Anderseits können offene Posten durch Verbindlichkeiten aus noch nicht bezahlten Rechnungen seitens des Unternehmens entstehen.

Beide Varianten der offenen Posten können auf unterschiedliche Weise beglichen werden. Beispielsweise Gutschrift, Stornierung oder Zahlungseingang.

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Um die Liquidität eines Unternehmens zu garantieren ist es essentiell, die offenen Posten im Überblick zu behalten. Dies gelingt mit der Offene-Posten-Liste (OP-Liste), welche alle gestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen eines Unternehmens wiedergibt. Diese Liste visualisiert Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel der einzelnen Rechnungen. Die OP-Liste hat direkte Aussagekraft über die Liquidität eines Unternehmens und sollte daher regelmäßig überprüft werden. So kann anhand der Zahlungsziele der Zu- und Abfluss liquider Mittel eines Unternehmens genau geplant werden. Generell gilt: Je weniger offene Posten ein Unternehmen hat, desto besser steht es um seine Liquidität. Werden offenen Posten nicht regelmäßig kontrolliert und es kommt beispielsweise zur verspäteten Zahlung von Rechnungen, kann der eigene Ruf darunter leiden. Im schlimmsten Fall kann es sogar zu Zahlungsengpässen bzw. Liquiditätsengpässen oder langfristig zu einer Insolvenz führen.

Insgesamt ist die OP-Liste ein wichtiges Informations- und Kontrollinstrument im Forderungsmanagement. Offene Posten auf Debitorenkonten werden dabei regelmäßig mit den Zahlungseingängen abgeglichen, um jene überfällige Forderungen mahnen zu können.