Zahlungserinnerung – Definition, Zeitpunkt und Unterschiede zur Mahnung
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung an den Schuldner, eine Rechnung zu begleichen, deren Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist. Sie wird meist vor einer förmlichen Mahnung versendet und dient dazu, die Beziehung zum Kunden aufrechtzuerhalten, ohne sofort Druck aufzubauen. Unternehmen nutzen Zahlungserinnerungen, um offene Beträge einzufordern, bevor formelle Schritte durch das Mahnwesen eingeleitet werden.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Die Zahlungserinnerung ist eine dem Mahnprozess vorgreifende Maßnahme und erinnert den Schuldner daran, dass eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Im Vergleich zur Mahnung, die einen sehr verbindlichen Tonfall hat, ist die Zahlungserinnerung oft freundlich formuliert und deutet etwa darauf hin, dass die Zahlung möglicherweise „übersehen“ wurde. Damit wird versucht, den Kunden zur Zahlung zu bewegen, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.
Wann sollte man eine Zahlungserinnerung versenden?
Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel kurz nach Ablauf des Zahlungsziels der Rechnung versendet. Der Zeitpunkt kann variieren, abhängig von internen Unternehmensrichtlinien oder der Beziehung zum Kunden. Oft erfolgt die Erinnerung einige Tage bis eine Woche nach Fälligkeit der Rechnung. Es empfiehlt sich, den Zeitraum nicht zu lange hinauszuzögern, um die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen und die offenen Beträge schnellstmöglich zu erhalten.
Sinnvolle Angaben bei einer Zahlungserinnerung
Damit die Zahlungserinnerung nachvollziehbar und eindeutig ist, sollten bestimmte Angaben enthalten sein:
- Name und Adresse des Kunden: Damit die Erinnerung dem richtigen Schuldner zugeordnet werden kann.
- Rechnungsnummer oder Referenz: Dies erleichtert dem Kunden die Identifikation der offenen Rechnung und beugt Missverständnissen vor.
- Fälligkeit der Rechnung und das ursprüngliche Zahlungsziel: So wird deutlich, wann die Zahlung hätte erfolgen sollen.
- Gesamtbetrag der offenen Rechnung: Der Kunde wird an die Höhe des ausstehenden Betrags erinnert.
- Hinweis auf mögliche Konsequenzen: Unternehmen können diskret darauf hinweisen, dass bei Nichtzahlung eine Mahnung oder weitere Schritte folgen könnten.
Eine Zahlungserinnerung kann dem Kunden auch alternative Zahlungsmöglichkeiten bieten, wie z. B. eine Ratenzahlung, um die Begleichung der Rechnung zu erleichtern.
Zahlungserinnerung: Vorlage für Unternehmen
Unternehmen nutzen häufig Vorlagen für Zahlungserinnerungen, um den Prozess zu standardisieren und Zeit zu sparen. Eine Zahlungserinnerungsvorlage kann das Layout und die Formulierungen vorgeben und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen klar dargestellt sind.
Eine Zahlungserinnerung sollte klar, freundlich und professionell formuliert sein. Da es sich hierbei um die erste Erinnerung handelt, ist ein höflicher Tonfall wichtig, um die Geschäftsbeziehung positiv zu gestalten. Hier ein Beispiel für eine angemessene Formulierung:
„Sehr geehrte/r [Kundenname],
bei der Prüfung unserer Unterlagen ist uns aufgefallen, dass der Betrag von [Rechnungsbetrag] EUR für die [Rechnungsnummer] am [Datum] fällig war und bislang nicht auf unserem Konto eingegangen ist. Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, die Zahlung zu veranlassen. Falls es sich hierbei um ein Versehen handelt und Sie die Rechnung bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Andernfalls freuen wir uns über eine baldige Überweisung bis zum [neues Zahlungsziel].
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmensname]“
Dieser Tonfall signalisiert Professionalität und erinnert den Kunden an die Zahlung, ohne den Eindruck zu erwecken, dass sofort Druck ausgeübt wird.
Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung
Der Hauptunterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung liegt im Ton und der Dringlichkeit. Eine Zahlungserinnerung ist freundlich formuliert und geht davon aus, dass die Zahlung möglicherweise vergessen wurde. Sie erfolgt als erster Schritt im Forderungsmanagement. Die Mahnung hingegen setzt deutlicher auf die Verbindlichkeit und weist oft auf rechtliche Schritte oder Verzugszinsen hin, falls die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Ist eine Zahlungserinnerung per E-Mail gültig?
Ja, eine Zahlungserinnerung kann rechtlich per E-Mail versendet werden und ist ebenso gültig wie eine postalische Erinnerung. Sie sollte jedoch sicher und nachvollziehbar zugestellt werden, damit sich der Kunde eindeutig an die offene Zahlung erinnert fühlt. Viele Unternehmen nutzen elektronische Rechnungen und Zahlungserinnerungen (z. B. über eine E-Rechnung), um den Prozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Für die rechtliche Absicherung ist es jedoch ratsam, später formelle Mahnungen per Post zu senden, falls die Zahlungserinnerung ohne Reaktion bleibt.
